Безупречная организация конференции не менее важна, чем её содержание: для расширения базы участников, укрепления имиджа конференции, привлечения новых докладчиков.

Мы предлагаем Вам воспользоваться услугой «Управление проектом», поручив нам исполнение функций секретариата конференции и обратив собственные усилия на проработку содержательной части и общение с ключевыми докладчиками и VIP гостями конференции.

Портфолио нашей компании в области проектного менеджмента конференций и организации конференций «под ключ» Вы можете посмотреть здесь.

Что такое конференц-менеджмент?

Финансовый менеджмент: разработка проектов бюджета конференции, расчет размера регистрационных взносов, содействие в поиске дополнительных источников финансирования и работа со спонсорами, продажа выставочных площадей, ведение счетов конференции, сбор регистрационных взносов и прием иных платежей, подготовка финансовых и статистических отчетов.

Консультационные услуги: подбор оптимальных мест размещения делегатов, подбор конференц-залов для проведения заседаний, переговоры на предмет специальных конференц-цен на гостиничное размещение и аренду конференц-залов, организация выставки при конференции, планирование культурной программы (в том числе экскурсии, банкеты), различные консультации по поводу правильной организации процесса подготовки мероприятия.

Информационное обслуживание конференции: содействие в организации рекламной компании в СМИ, составление и рассылка циркулярных информационных писем, создание Интернет сайта конференции и его поддержка, наполнение информацией вэбстраниц конференции, организация предварительной онлайн регистрации делегатов на сайте конференции, разработка фирменной символики конференции.

Услуги секретариата: регистрация участников конференции (в режиме онлайн, по факсу, электронной почте), ведение баз данных, подготовка списков и отчетов, ведение переписки с зарегистрированными делегатами конференции, прием тезисов докладов и статей в режиме онлайн, верстка сборников трудов и печать любых материалов конференции, изготовление портфеля участника, сувенирной продукции, аксессуаров мероприятия и именных бэджей.

Координация в ходе конференции: организация работы регистрационной и информационной стоек, подбор, подготовка и координация работы дополнительного персонала, координация культурной программы, транспортного обслуживания конференции, слаженной работы привлеченных поставщиков услуг, исполнение функций "штаба" мероприятия.

---

В зависимости от величины, сложности и формата Вашей конференции, а также истории нашего с Вами сотрудничества отдельно оговаривается стоимость услуги «Управление проектом» (management fee), которая может составлять от 350 до 1100 руб. за делегата конференции или 5 - 15% бюджета мероприятия.

В стоимость услуги входит общая координация процесса подготовки и обслуживания мероприятия и не включены: стоимость расходных материалов; телекоммуникационные расходы; расходы, связанные с обслуживанием финансовых потоков и привлечением инвестиций в проекты; затраты на услуги дизайнеров, web-дизайнеров, типографскую печать и прочие расходы, согласованные в рамках сметной документации при заключении контракта на обслуживание.

Организация конференций - просто и удобно!