Конференция или семинар – это встреча людей для обучения и обмена информацией. Участники конференций, в первую очередь, ожидают получить новую информацию и поделиться опытом. Во вторую, получить удовольствие от встречи с коллегами в комфортной обстановке и, конечно же, не упустить возможности осмотреть достопримечательности того города, где проходит конференция. Эти ожидания участников конференций, принадлежащих к разным возрастным и социальным группам, имеющих различные вкусовые предпочтения, могут доставить немало беспокойства организаторам конференции. Все, кто хоть раз проводил конференцию, представляют всю трудоемкость переписки и обработки информации от каждого участника.

До сих пор многие организаторы не имеют возможности автоматизировать процесс сбора и обработки информации о делегатах. Регистрационные и гостиничные формы заполняются участниками вручную и затем отсылаются организаторам по факсу или электронной почтой. Организаторы, в свою очередь, вместо того, чтобы заниматься программными аспектами конференции, тратят бесконечное количество часов, выполняя рутинную работу по перенесению данных о делегатах с бумажных носителей в компьютер. Малейшие изменения тянут за собой цепочку сверок и корректировок. Не исключено, что в этом процессе упускаются некоторые важные нюансы заказа или регистрационной информации, что впоследствии может повлиять на решение участника о повторном посещении конференции.

Всего этого можно избежать с применением современных информационных технологий, таких, например, как программный комплекс AE Software. Существует широкий спектр дорогостоящего зарубежного программного обеспечения, позволяющего проводить онлайн регистрацию на конференциях. Программный комплекс AE Software был разработан компанией МОНОМАКС конгресс-сервис на основе изучения зарубежных аналогов и собственного опыта организации конференций. Разработка этого программного продукта является первым полномасштабным проектом подобного рода в России. Он изначально адаптирован под запросы российского рынка, имеет гибкую структуру и апробирован на конференциях, проводимых в Санкт-Петербурге и Москве.

Организация конференций - просто и удобно!